Digitalizacja firmy w nowoczesnym zarządzaniu biurem

Digitalizacja polega na wykorzystaniu technologii cyfrowych, które usprawniają pracę firmy, a także podnoszą jakość obsługi klienta. Mogą też mieć wymiar ekologiczny i ekonomiczny, ponieważ zastąpienie dokumentacji tą cyfrową pozwoli na oszczędność papieru i wydanych na niego środków. Wszelkie dane i zasoby przedsiębiorstwa dzięki odpowiednim programom i systemom mogą być przechowywane w sieci. Digitalizacja firmy umożliwia też pracownikom sprawną pracę zdalną lub hybrydowa, która jest coraz bardziej popularną i poszukiwaną formą współpracy.

Sprawne, nowoczesne zarządzanie biurem aktualnie opiera się na połączeniu zasobów ludzkich z najnowszymi technologiami, które oszczędzają czas, pozwalają na minimalizowanie kosztów oraz usprawniają pracę nawet wtedy, gdy odbywa się ona zdalnie, z różnych lokalizacji. Najczęściej wykorzystywane nowoczesne technologie IT do biura to:

• OCR – Optical Character Recognition – umożliwia przełożenie zeskanowanych lub sfotografowanych dokumentów na plik tekstowy, który może być edytowany, przeszukiwany i przechowywany w sposób elektroniczny. Technologia ta analizuje obraz zawierający tekst, identyfikuje litery i przekształca je w tekst. Dzięki niej można sprawnie digitalizować dokumentację i usprawnić procesy biurowe (np. przetwarzanie faktur, korespondencji papierowej).

• Chmura obliczeniowa (Cloud Computing) – to podstawa nowoczesnego zarządzania biurem, bo pozwala na przechowywanie i udostępnianie danych w postaci plików online. Dzięki temu są one bardziej dostępne i bezpieczne, bo zapisane w „chmurze”. Do najpopularniejszego oprogramowania należą: Google Drive, Dropbox, OneDrive. Ten element digitalizacji firmy obejmuje też aplikacje do pracy zespołowej, dzięki którym pracownicy mogą współpracować ze sobą w czasie rzeczywistym, niezależnie od tego, gdzie się znajdują.

• Systemy poprawiające bezpieczeństwo IT – decydując się na digitalizację firmy, musimy pomyśleć także o sprawnych zabezpieczeniach, m.in. ochronie przed złośliwym oprogramowaniem czy kradzieżą danych. Przydadzą się programy antywirusowe i systemy zarządzania tożsamością i dostępem.

• Oprogramowanie do zarządzania dokumentacją – dzięki nowoczesnym technologiom IT komunikacja między pracownikami czy całymi zespołami jest znacznie prostsza. Programy takie jak Slack, Microsoft Teams, Zoom, Asana, Trello, pozwalają łączyć się z dowolnego miejsca na świecie, organizować wideokonferencje, ustalać harmonogramy zadań i przydzielać projekty do poszczególnych osób w zespole.

• Automatyzacja procesów biznesowych – to szereg nowoczesnych technologii IT do biura, które mają poprawić jego pracę, zwiększyć efektywność operacyjną, zredukować koszty i zminimalizować błędy popełniane przez człowieka. Wykorzystać można m.in. rozwiązanie RPA (Robotic Process Automation) do automatyzacji rutynowych, powtarzalnych zadań, które wykonają „roboty” software’owe. Dzięki temu pracownicy będą mogli zająć się bardziej skomplikowanymi projektami. Wykorzystuje się także złożone technologie zarządzania typu Case Management i BPM (Business Process Management), np. do generowania elastycznych rozwiązań i oceny ryzyka czy projektów optymalizacji biznesowych.

• Możliwości AI – sztuczna inteligencja jest coraz bardziej rozwijana i szerzej wykorzystywana. Może pomóc m.in. w analizie danych, a także stworzyć wirtualnych asystentów i grupy robocze.

• Wirtualna i rozszerzona rzeczywistość VR i AR – umożliwia przeprowadzanie efektownych prezentacji, przygotowywanie wizualizacji dla klientów i organizację wirtualnych spotkań.

Chociaż digitalizacja kojarzyć się może najbardziej z cyfryzacją dokumentów i przeniesieniem konwersacji do sieci, znajdziemy również szereg rozwiązań związanych z codziennym przebywaniem w biurze i poprawą komfortu pracy. Tzw. Internet Rzeczy (IoT) obejmuje wprowadzenie technologii inteligentnego oświetlenia, sterowanych systemów HVAC (inżynierii sanitarnej: ogrzewanie, klimatyzacja, wentylacja), monitoringu czy inteligentnych zamków.

Warto wiedzieć, że nawet dostęp do wody pitnej (wymagany prawnie dla każdego pracownika) może zastać objęty tego typu procesami i w ich obrębie usprawniony. W jaki sposób?

Dyspensery do wody ustawione w biurach i korytarzach też należą do nowoczesnych standardów obsługi klienta. Warto zwrócić uwagę w szczególności na te, które pozwalają na monitorowanie stanu filtrów czy zużycia wody.

Czym jest dyspenser do wody BRITA i jak działa? To alternatywa dla wody butelkowanej i dystrybucji wody w butlach. Dyspenser pobiera wodę prosto z sieci wodociągowej, a filtr oczyszcza ją z niepożądanych substancji: chloru, bakterii, cyst, metali ciężkich i innych. Dzięki temu woda w firmie jest dostępna w nieograniczonej ilości.

BRITA – oprócz profesjonalnej obsługi i wsparcia na każdym etapie – oferuje aplikację Professional Filter Service, w której znaleźć można:

• konsultanta do spraw filtrów oraz;
• asystenta do spraw instalacji,

Poznaj więcej zalet dyspenserów BRITA >>>

Oprócz oprogramowania poprawiającego komunikację, zarządzanie biurem i cyfryzację dokumentów oraz rozwiązań podnoszących komfort pracowników i klientów w nowoczesnej firmie, należy też zadbać o sprzęt. Ważne będą:

• laptopy i stacje robocze z długą żywotnością baterii i wysoką wydajnością,
• monitory o wysokiej rozdzielczości,
• drukarki wielofunkcyjne i inny sprzęt biurowy.

Zanim jednak przejdziemy do wdrażania wszystkich systemów, powinniśmy zastanowić się nie tylko nad potrzebami firmy i wyborem odpowiedniego oprogramowania. Istotne będą też informacje na temat aktualnie przeprowadzanych procesów: ich zalet oraz wad, jak i punktów, które można usprawnić. W ten sposób łatwiej będzie określić cele oraz potrzeby przedsiębiorstwa, a następnie przejść do wyboru konkretnych rozwiązań.

Należy pamiętać, że digitalizacja wymaga czasu, m.in. na instalację systemów, szkolenie pracowników oraz przeprowadzenie testów.

Digitalizacja to konieczność dla każdej firmy, która chce się rozwijać i iść z duchem czasu. Zautomatyzowane procesy, łatwy dostęp do danych oraz lepsza komunikacja przyczyniają się do zwiększenia konkurencyjności. Wprowadzenie nowoczesnych rozwiązań IT nie tylko usprawnia codzienne działania, ale również pozwala na lepsze dostosowanie się do zmieniających się potrzeb klientów i rynku.