Zgodnie z ministerialnymi rozporządzeniami pracodawca musi bezpłatnie udostępnić wodę dla pracowników, szczególnie gdy pracują oni w trudnych warunkach. Związany z tym wydatek wcale nie musi być duży, a może pozytywnie wpłynąć na relacje z zespołem. Jak zorganizować wodę w pracy bez straty na jakości napoju i z korzyścią dla firmowego budżetu? Sprawdzamy, jakie napoje dla pracowników najbardziej się opłacają.
Kwestię tego, kiedy pracodawca ma zapewnić wodę, określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. W paragrafie § 112 tego aktu czytamy, że:
Pracodawca jest obowiązany zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zapewnić oprócz wody, inne napoje.
Szczegółowe zasady, komu należy się woda w pracy, określa Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów. Zgodnie z punktem 1. paragrafu § 4 woda dla pracowników powinna zostać zapewniona:
O wodę do picia dla pracowników warto zadbać nie tylko ze względów prawnych. Badania pokazują bowiem, że możliwość nawodnienia ma dla podwładnych duże znaczenie. 36% docenia obecność zimnych i ciepłych napojów w miejscu pracy. Natomiast 32% pozytywnie odbiera udogodnienia kuchenne, takie jak automaty do wody[1].
Tak w prosty sposób można okazać pracownikom szacunek i troskę. Podwładni poczują się docenieni. A dzięki regularnemu uzupełnianiu płynów poprawi się ich samopoczucie, koncentracja i wydajność. Będą pracować efektywniej i z większym zaangażowaniem, co przełoży się na wyniki w firmie. Jeśli ponadto w biurze często pojawiają się klienci, marka ma szansę zyskać również w ich oczach, częstując gości świeżą wodą.
[1] Fluid Design Report https://www.brita.co.uk/news-stories/dispenser/fluid-design
Inwestycja w wodę dla pracowników docelowo może zatem przewyższyć poniesione koszty. Zwłaszcza że te da się w prosty sposób zminimalizować. Żadne z rozporządzeń nie wskazuje, z jakiego źródła i w jakiej formie powinna być dostarczana woda w pracy. Musi być ona jedynie zdatna do picia.
Tak nazywa się wodę, która spełnia określone normy mikrobiologiczne, fizykochemiczne i organoleptyczne. Nie zawiera substancji szkodliwych, bakterii chorobotwórczych oraz nadmiernych ilości powszechnie występujących w niej składników (żelaza, manganu, chlorków, siarczanów azotanów, azotynów, wapnia i magnezu). Ma przy tym klarowną, bezbarwną konsystencję, nie posiada przykrego zapachu oraz przyjemnie smakuje[1].
Te wymagania może spełnić zarówno woda butelkowana, jak i kranówka. Nie każda z nich wiąże się jednak z tymi samymi kosztami. Kiedy zakup wody dla pracowników najbardziej się opłaca? Poniżej porównujemy kilka najpopularniejszych sposobów na zapewnienie wody pracownikom: wodę w butelkach, galonową oraz filtrowaną.
[1] https://www.gov.pl/web/wsse-rzeszow/jakosc-wody-przeznaczonej-do-spozycia---charakterystyka
Pracodawcy bardzo często decydują się na wodę butelkowaną. Cena palety butelek o pojemności 0,5 l wynosi ok. 1200 zł. Załóżmy, że pracownik wypija dziennie 1 l, a w firmie jest zatrudnionych 30 osób. Paleta zawierająca 1500 butelek wystarcza wtedy średnio na 25 dni. Przy założeniu, że liczba dni pracujących w roku wynosi średnio 250, przekłada się to na roczny wydatek w wysokości 12 000 zł [1].
W rzeczywistości koszt jest znacznie większy. Osoba odpowiedzialna za sprawy administracyjne biura musi poświęcić na zaopatrzenie w wodę czas pracy, podczas którego mogłaby zająć się istotnymi dla rozwoju firmy obowiązkami. Do jej zadań należą: wyliczenie liczby potrzebnych butelek, kontrola zużycia, regularne zakupy oraz bieżące uzupełnianie zapasu butelek w kuchni czy salach konferencyjnych.
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów jasno określa, że ilość napojów dla pracowników powinna być dostosowana do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych. A to przy zmiennym zapotrzebowaniu wcale nie jest łatwe do ustalenia.
Pracownikowi trzeba też zlecić rozładunek palety z butelkami oraz wyznaczyć miejsce do ich przechowania. Pracodawca albo musi odstąpić przestrzeń biurową, która mogłaby służyć ważniejszym celom, albo opłacić magazyn do składowania dużego zapasu wody w firmie.
Wreszcie codzienne generowanie dużej liczby butelek zwiększa ilość odpadów. Nie dość, że może to spowodować wzrost rachunków za odbiór śmieci, to jeszcze przyczynia się do zanieczyszczenia środowiska naturalnego. Transport odpadów emituje CO2. Z kolei ich recykling wymaga zużycia energii i wody podczas sortowania, rozdrabniania czy mycia tworzywa.
[1] Wyliczenie orientacyjne w oparciu o średnie ceny rynkowe w lipcu 2023 r. przy założeniu, że liczba dni roboczych w roku wynosi 250.
Popularną alternatywą dla wody butelkowanej jest dystrybutor na wodę galonową w butlach. Największa butla mieści 18,9 l (5 galonów). Przy założeniu, że 30-osobowa firma spożywa 30 l wody dziennie, w ciągu miesiąca trzeba zużyć ok. 32 5-galonowe butle. Warto przy tym pamiętać, że po otwarciu woda musi zostać wypita w ciągu 72 h. Po tym czasie istnieje ryzyko namnożenia się bakterii, które mogą skutkować zatruciem. Niezależnie więc od tego, jak dużo wody zużywają pracownicy, otwarta butla nie powinna służyć dłużej niż 3 dni.
Taki sposób na zapewnienie wody pracownikom również nie jest przyjazny dla środowiska, bo puste i pełne butle trzeba transportować nawet kilka razy w miesiącu, a po określonym czasie użytkowania – zutylizować.
Jak to rozwiązanie przekłada się na stan firmowego budżetu?
Cena butli o pojemności 18,9 l wynosi ok. 30 zł, ale to niejedyny wydatek. Butlę trzeba bowiem zamontować w przeznaczonym do tego dystrybutorze. Wynajem urządzenia kosztuje ok. 50 zł miesięcznie, a jednorazowy zakup – 1000 zł. Każdego miesiąca 30-osobowa firma musi zapłacić więc 1010 zł w przypadku dzierżawy lub 1960 zł w pierwszym miesiącu i 960 zł w kolejnych. Do tego trzeba jeszcze doliczyć ok. 150 zł rocznie na koszty sanityzacji i serwisu dystrybutora. W ciągu roku woda pitna dla pracowników obciąża budżet kwotą 1220 zł lub – w opcji z zakupem dystrybutora – 1260 zł w 1. roku i 1160 zł w 2. roku użytkowania[1].
Koniecznych opłat za wodę w firmie z dystrybutora jest jednak więcej, a wiążą się one z:
[1] Wyliczenie orientacyjne w oparciu o średnie ceny rynkowe w lipcu 2023 r.
Czy pracodawca – chcąc uniknąć wysokich kosztów środowiskowych i finansowych wody w plastikowych butelkach – może udostępnić kranową wodę dla pracowników biurowych? Według danych GIS w 2021 r. 98,3% ludności w Polsce miało dostęp do wody z zaopatrzenia zbiorowego o jakości zgodnej z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Ministra Zdrowia[1]. Jej 1 litr kosztuje zaledwie 1 gr, co jest nieporównywalne z ceną 1,6 zł, jaką trzeba średnio zapłacić za wodę butelkowaną[2].
Niestety zdarza się, że w wyniku uzdatniania kranówka pachnie chlorem i nieprzyjemnie smakuje. Może też zawierać śladowe zanieczyszczenia, farmaceutyki, herbicydy i metale ciężkie. Bywają one obecne w instalacji budynku, przez którą woda dociera do kranu, a która nie podlega kontrolom przedsiębiorstwa wodociągowego. Tymczasem trzeba pamiętać, że, zgodnie z zaleceniami, woda w pracy powinna być klarowna, smaczna i pozbawiona zapachu.
Czy da się to pogodzić? Tak, wybierając profesjonalny system filtracji podłączony do sieci wodociągowej. Dyspenser do wody pobiera wodę prosto z instalacji. Zaś zawarty w nim filtr wyłapuje niepożądane substancje:
Nie wszystkie dystrybutory na rynku są wyposażone w filtr, a tylko dzięki niemu woda jest krystalicznie czysta, higieniczna i doskonała w smaku. Z tego powodu warto upewnić się dla zdrowia i bezpieczeństwa pracowników, że wybrany model dokładnie ją przefiltruje.
Gwarancję precyzji i wydajności dają dyspensery BRITA, która jest ekspertem w dziedzinie filtracji od przeszło 60 lat. Profesjonalny, wydajny filtr Clarity Protect składa się z kilku elementów odpowiadających za doskonałą jakość wody: filtra wstępnego, węglowego, membrany mikrofiltracyjnej i dwuwarstwowej. Wychwytują one m.in. substancje obniżające walory smakowe wody oraz 99,9999% bakterii i 99,95% cyst.
[1] https://www.gov.pl/web/gis/raport---stan-sanitarny-kraju
[2] Wyliczenie orientacyjne w oparciu o średnie ceny rynkowe w lipcu 2023 r.
Warto przy tym zauważyć, że woda z kranu podlega znacznie mniejszym wahaniom cen niż ta w butlach. W dodatku przy długoterminowym wynajmie dyspensera — istnieje gwarancja stałej ceny przez 12 miesięcy od momentu podpisania umowy. To sprawia, że rzeczywisty zysk na zakupie wody dla pracowników może być jeszcze wyższy.
Dyspenser dla małej firmy można kupić już za 8155 zł (BRITA Top Compact). Istnieje również opcja wynajmu, co wiąże się jednak z wyższym kosztem, który obejmuje dodatkowo serwis dystrybutora raz w roku – przy umowie na 5 lat wynosi on 278 zł miesięcznie.
Nie ma przy tym konieczności wydzierżawienia magazynu. Nie potrzeba pracownika do obsługi. Nie ponosi się opłat za transport i utylizację galonów. Nie trzeba też stale kalkulować i składać zamówienia, bo świeża woda do picia dla pracowników jest stale dostępna.
W jej końcową cenę wliczają się tylko:
Załóżmy, że w 30-osobowej firmie miesięczne zużycie wody wynosi 600 l. Jeśli wziąć pod uwagę powyższe dane, zakup dyspensera generuje roczne wydatki w wysokości: 15 775 zł w 1. roku oraz 922 zł w kolejnych latach (76 zł na miesiąc). Natomiast w przypadku wynajmu koszt wynosi 430 zł na miesiąc, łącznie 5165 zł po 1. roku i 25 323 zł w ciągu 5 lat[1].
[1] Wyliczenie orientacyjne w oparciu o ceny rynkowe w lipcu 2023 r.
Wybór dyspensera jest również opłacalną inwestycją z punktu widzenia ochrony środowiska. Butelka po wodzie ląduje na śmietniku od razu po opróżnieniu. Natomiast galon zostaje użyty maksymalnie 50 razy i później też trafia do utylizacji[1]. W obu przypadkach powstają ogromne ilości plastikowych odpadów, co do których nie ma pewności, czy zyskają drugie życie. Na całym świecie recykling tworzyw sztucznych wynosi bowiem mniej niż 9%[2].
Tymczasem dyspenser do wody nie generuje żadnych odpadów. Woda trafia prosto z sieci do eleganckich, szklanych wielorazowych butelek (można zamówić je w zestawie z logo swojej firmy!). Obliczyliśmy, że dzięki temu 30-osobowa firma oszczędza w ciągu 5 lat:
Dodatkowo technologia chłodzenia została opracowana w taki sposób, aby do maksimum ograniczyć emisję CO2. W efekcie wprowadzenie dyspenserów do wody może zmniejszyć emisje dwutlenku węgla o 86% lub więcej w porównaniu z wodą butelkowaną[3].
Zapewnienie wody pracownikom z dyspensera opłaca się z wielu powodów. Generuje mniejsze wydatki firmowe. Pomaga budować odpowiedzialne przedsiębiorstwo. Nie wymaga dodatkowej obsługi i magazynowania wody w pracy. Nie obciąża też środowiska. A to wszystko w jakości PREMIUM dla maksymalnej wygody, higieny i estetyki w miejscu pracy.
[1] https://bottledwater.org/recycling/
[2] https://plasticoceans.org/the-facts/
[3] Statystyki BRITA.